سفارشات
این بخش مسئول تهیه، خرید، سفارش، هدیه و مبادله مواد کتابخانه و سفارش مقالات خارجی برای اعضای هیأت علمی و دانشجویان تحصیلات تکمیلی دانشکده است. مهم‌ترین کارهایی که در این بخش انجام می‌گیرد به شرح زیر است:
- کسب اطلاع درباره‌ی کتاب‌های مورد نیاز
- سفارش کتاب‌های انتخاب شده
- نگهداری سوابق کتاب‌های سفارش‌شده و یا دریافت‌شده
- دریافت و بررسی کتاب‌های سفارش‌شده
- کسب مجوز و اقدام برای پرداخت صورتحساب‌ها
- پیگیری سفارش‌های انجام نشده
- لغو برخی از سفارش‌ها در صورت لزوم
- اقدام به تهیه‌ی کتاب‌هایی که برای دریافت آن‌ها باید از راه‌های ویژه‌ای استفاده کرد و هماهنگی و ایجاد ارتباط با سایر کتابخانه‌ها و ناشران
- بررسی، تجزیه و تحلیل عملکرد واحد تهیه و سفارش مواد کتابخانه‌ای
- امانت کتاب برای اشخاص ویژه از کتابخانه‌ی بریتانیا (BLDSC) توسط کتابخانه‌ی مرکزی
-سفارش، پیگیری و دریافت مقالات خارجی از کتابخانه‌ی بریتانیا برای دانشجویان تحصیلات تکمیلی و اعضاء هیأت علمی
به طور کلی در بخش سفارشات دو سری کار انجام می‌شود که یک سری کارها تخصصی بوده و دیگری غیرتخصصی می‌باشد.
الف) کارهای تخصصی: به طور عمده عبارت است از تعیین خط مشی‌ها، برنامه‌ریزی کار سفارش ، تهیه‌ی راهنماها و دستورالعمل‌های کار، تنظیم بودجه، انتخاب کارگزار، نظارت بر مصرف متوازن و متعادل بودجه.
ب) کارهای غیرتخصصی:
- بررسی پرونده‌ی سفارش‌ها، پرونده‌ی کتاب‌های رسیده و دیگر پرونده‌های لازم برای تعیین اینکه آیا یک کتاب در مجموعه‌ی کتابخانه موجود است یا اینکه سفارش داده شده ولی هنوز به کتابخانه نرسیده است
- جستجوی کتاب شناختی (بررسی منابع کتاب شناختی) به منظور تعیین مشخصات دقیق کتاب‌هایی که قرار است سفارش داده شوند
- تأمین اعتبار برای هر مورد سفارش
- ارسال سفارش برای ناشر یا کارگزار یا هر تهیه‌کننده‌ی دیگر
- بررسی صورتحساب‌های رسیده و اقدام برای پرداخت آن‌ها
- ارسال یاداشت پیگیری در مورد مواردی که به موقع دریافت نشده است
- بررسی مواد رسیده به منظور حصول اطمینان از صحت دریافت
- بررسی سلامت و معیوب نبودن کتاب‌های رسیده
- تنظیم و نگهداری پیشینه‌ی کامل سفارش‌ها برای مراجعان بعدی
انتخاب منابع
ابتدا نسبت به تهیه کاتالوگ‌های مختلف موضوعی از ناشران معتبر ، همچنین تهیه‌ی فهرست ناشران و کتاب‌فروشان، دریافت لیست موجودی اعم از کتب فارسی و لاتین از نماینـدگان و کارگزاران ناشرین بین المللی، تهیه‌ی کتاب‌شناسـی‌ها، تماس با انجمن‌ها و ناشران، از طریق اینترنت و غـیره اقدام نموده و کلیه‌ی اطلاعات جمع آوری شده به نمایندگان کمیته‌ی کتاب کتابخانه ارسال می‌شود سپس از بین هریک از گروه‌های تخصصی دانشکده یک نفر عضو هیأت علمی که به عنوان سرپرستکتابخانه تعیین شده است و معاون پژوهشی دانشکده انتخاب و خرید کتاب برای آن گروه را به عهده دارد. البته هریک از نمایندگان با جمع آوری لیست سفارشات گروه خود، اقدام به سفارش کتاب می‌نمایند.
سفارش منابع
کتابخانه طبق تصویب کمیته‌ی کتاب کتابخانه کل سفارشات خود را به سه طریق انجام می دهد:
1- از طریق خریداری کتب خارجی و فارسی از نمایشگاه‌های بین المللی کتاب تهران، نمایشگاه‌های تخصصی وزارت علوم، کتاب‌فروشان و انتشارات داخلی.
2- از طریق کرگزاران و نمایندگان ناشرین معروف کتب خارجی در ایران.
3- از طریق استفاده از سهمیه‌ی ارزی وزارت علوم.
پس از رسیدن یک تقاضای سفارش و انتخاب کتاب، مراحل و روش‌های زیر انجام می شود:
- تعیین و تکمیل مشخصات کتاب شناختی (شامل: عنوان، مترجم، ویرایشگر، ناشر، محل نشر، تاریخ نشر، ویرایش، فهرست، تعداد جلد، قیمت) را از کتاب‌‎شناسی‌های مختلف بدست آورده و روی برگه‌های مخصوص انتخاب کتاب وارد می‌شود.
- تجسس برای آنکه معلوم شود کتاب در بازار انتشارات موجود است یا خیر.
- شـیوه‌ی خرید که در این مرحله چگونگی خرید کتاب تعـیین می‌شود.
در صورتی که کتاب از طریق نمایشگاه‌های بین‌المللی و تخصصی خریداری شود مراحل زیر انجام می پذیرد:
الف) کسب اطلاع از زمان دقیق و نحوه‌ی برگزاری نمایشگاه، پیگیری و دریافت کاتالوگ و لیست کتاب‌های عرضه شده از نمایشگاه و آدرس اینترنتی.
ب) تفکیک موضوعی کاتالوگ‌های دریافت شده از ناشران و ارسال آن‌ها به سرپرست کتابخانه.
ج) جمع آوری لیست کتب انتخابی گروه‌ها و پیگیری تأمین اعتبار بودجه‌ی خرید کتاب و تعیین سقف خرید هریک از گروه‌ها.
د) اقدام به خرید کتاب، کنترل و تفکیک کتاب‌ها بر اساس گروه، محاسبه‌ی مبلغ خریداری شده هر یک از گروه‌ها و در مرحله آخر ارسال کل کتاب‌ها به همراه فاکتور آن‌ها به بخش ثبت کتابخانه.
در صورتی که کتاب از طریق سهمیه‌ی ارزی وزارت علوم خریداری شود مراحل زیر انجام می‌پذیرد:
- تایپ کردن اطلاعات کتاب شناختی بدست‌آمده و شماره‌ی تاریخ سفارش، نام کارگزار، نام مؤسسه و یا بخشی که کتاب را سفارش داده است.
- ارسال به ناشر یا کارگزار و نگهداری سوابق سفارش.
- هرگاه به علتی کتابخانه بخواهد از سفارش جلوگیری کند در اسرع وقت نامه‌ای به صورت فرم که آسان‌تر و سریع‌تر است تهیه و برای ناشـر با ذکر تاریخ و شـماره‌ی سفارش می‌فرسـتد و تقاضای باطل کردن سـفارش را می‌نماید.
- ·پست کردن یا فکس سفارش و یا ارسال لیست سفارشات توسط شخصی به طور مستقیم.
- ثبت سفارش بر مبنای سهمیه‌ی ارزی برای کتاب‌های انتخاب شده از ناشر یا کارگزار، تقاضای صورت حساب موقت (پیش فاکتور = Proforma Invoice)
سفارش مقالات خارجی
با توجه به اهمیت نقش اطلاع‌رسانی و رفع نیازهای علمی و تحقیقاتی مراجعین و به منظور تهیه‌ی مقالات خارجی مورد نیاز اعضای هیأت علمی و دانشجویان تحصیلات تکمیلی دانشکده اقدام به افتتاح حساب سپرده در کتابخانه‌ی بریتانیا (BLDSC) نمود و سفارش و دریافت مقالات از کتابخانه‌ی بریتانیا یکی از خدماتی است که کتابخانه تا کنون ارائه نموده است. مراحل سفارش مقالات خارجی به شرح ذیل انجام می پذیرد:
1- دریافت فرم مخصوص سفارش و تکمیل مشخصات آن شامل (عنوان مقاله، مجله، مجموعه‌ی مقالات کنفرانس، نام نویسنده، منبع بازیابی، سال نشر، جلد، شماره صفحات و …)
2- .پس از تکمیل مشـخصات کتاب شناختی مقاله و مشخصات شناسائی درخواسـت کننده، فرم سـفارش می‌بایست به امضاء استاد راهنمای دانشجو برسد.
3- فرم به آدرس پست الکترونیک کتابخانه ارسال شود (آدرس پست الکترونیککتابخانه: ghodsi@alborz.kntu.ac.ir).
مقاله در خواست شده پس از طی مراحل به دانشجو تحویل داده می شود.
تاریخ به روز رسانی:
1401/07/02
تعداد بازدید:
113